隨著物聯網技術及人工智能技術的發展，大量設備的自我感知能力及自主處置能力為人們的日常工作中提供了大量的便利，提高了工作效率，并減少失誤的發生。目前，智能化技術在檔案庫房內各種設備上（密集架、保密文件柜、智能密集柜）的應該也廣為體現，如檔案庫房中所需的智能環境控制系統，可以實現庫房的消毒滅菌工作、庫房的溫濕度自動監測及控制工作、自動通風換氣等，大大提高了檔案庫房管理的智能化程度。

目前各地檔案庫房的配置層次比較多，有些檔案庫房的智能化程度比較低，有些檔案庫房的智能化配置相對較全，但是由于目前我國在檔案智能密集架、檔案定位存取、溫濕度調控等方面沒有統一標準，使得設備與設備之間只能獨立運行，從而無法實現智能聯動及一體化集成管理，檔案管理軟件與設備使用嚴重脫節及其智能化功能的弱化，造成了檔案庫房設施設備使用的碎片化， 也導致了設備多頭管理、重復建設及管理效率低、利用成本高、節能效果差等現象的出現。

近些年來由于檔案管理不善，造成的事件也層出不窮，檔案庫房安防不到位，檔案被非法人員竊取、災害預警不健全，火災、漏水、蟲蛀等等情況頻繁發生。