檔案密集柜作為實現一體化檔案管理的儲存工具，款式發展的更加多樣化，也更加多功能化，它的功能特性成為選購的必要因素。檔案密集柜的功能的價值除了展現在使用過程中，還體現于外在的視覺效果，如外觀、材料、顏色等因素，這些構成了整個檔案柜的個性特點。

在檔案柜還未以密集柜的形式出現時，檔案柜只是作為一個簡單存儲文件資料的辦公家具，材質通常以木材或金屬制成；檔案密集柜的出現使儲存文件資料的工作更加高效，也更加節省檔案室或庫房的空間，而在外觀設計上也會根據流行元素去搭配、裝飾紋樣、色彩圖案等，材質則采用堅固耐用，更方面性能更佳的冷軋鋼板，使檔案密集柜擁有更長的使用壽命。

從傳統的木質檔案柜到現在流行的鋼制檔案柜，不只是材質在升級，款式也更加多樣，消費者有更多的選擇性。傳統的柜子通常為掩門式門，也有分開為箱，疊放成柜的組合式柜；其優點是能有效地防塵和阻止其他有害物質的侵襲，搬運挪動便利，但造價高，占據庫房空間大。

現代檔案密集柜采用的是立體設計，最大特點是節省空間，在款式的選擇可以根據環境選擇側拉門或抽屜式等樣式，設計靈活使用也方便，同時防塵、防火和防盜等功能性強。檔案密集柜架體為雙柱式結構，由多個架體組成一個獨立密集架，路軌采用冷拉方鋼和熱軋鋼組成，密集柜層間距可調，有半制動和電腦控制多功能控制系統，檔案密集柜搖柄有圓盤式和搖把式兩種，可任意選擇。

由專業密集柜廠家所生產的檔案密集柜實現了檔案一體化的高效管理，使檔案管理更加輕松、快捷，也減輕了管理人員的工作強度，提高了工作效率；同時產品質量安全也能得到保障，在密集柜的使用過程中也能得到專業的指導與服務。